Mündliche Prüfung der Kaufleute für Büromanagement

Steckst du mitten in der Vorbereitung auf deine mündliche IHK-Prüfung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement? Oder hast du noch ein wenig Zeit und möchtest Dich einfach frühzeitig informieren?

Dann ist dieser Artikel genau richtig für dich. Ich erkläre dir zunächst alles, was die Ausbildungsordnung zu möglichen Inhalten und zum Ablauf der Prüfung sagt.

Anschließend gebe ich dir Tipps, wie du die Vorbereitung auf die IHK-Prüfung angehen kannst um möglichst entspannt zur Prüfung zu gehen. Außerdem erfährst du, wie die Prüfung abläuft und wie du die Prüfer mit deinem Wissen begeistern kannst.

Am Ende beschreibe ich, was du nach der mündlichen Prüfung tun musst und wie es für dich weitergehen könnte.

Die einzelnen Kapitel dieses Artikels

Vorgaben für das Fachgespräch und Prüfungsvarianten

Der Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ (auch mündliche Prüfung oder Fachgespräch) der Kaufleute für Büromanagement gehört gemäß der Ausbildungsordnung zum Teil 2 der gestreckten Abschlussprüfung.

In dieser Prüfung sollst du zeigen, dass du in der Lage bist, berufstypische Aufgabenstellungen zu erfassen, Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern und Lösungswege zu entwickeln, zu begründen und zu reflektieren.

Du sollst betriebspraktische Aufgaben planen, durchführen und auswerten und dabei wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Zusammenhänge beachten. Gleichzeitig sollst du kunden- und serviceorientiert handeln und Kommunikations- bzw. Kooperationsbedingungen berücksichtigen.

In einem „Fallbezogenen Fachgespräch“ mit den Prüfern kannst du zeigen, dass du die o.g. Anforderungen erfüllst.

Vorbereitung auf das Fallbezogene Fachgespräch

Wahlqualifikationen

Grundlage für das fallbezogene Fachgespräch ist eine der Wahlqualifikationen, die du zu Beginn der Ausbildung festgelegt hast.

Folgende Wahlqualifikationen standen zur Auswahl:

1. Auftragssteuerung und -koordination
2. kaufmännische Steuerung und Kontrolle
3. kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
4. Einkauf und Logistik
5. Marketing und Vertrieb
6. Personalwirtschaft
7. Assistenz und Sekretariat
8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
9. Verwaltung und Recht
10. öffentliche Finanzwirtschaft

Du hast zwei dieser Wahlqualifikationen wahrscheinlich schon mit dem Abschluss deines Ausbildungs- bzw. Umschulungsvertrages festgelegt. Spätestens bei der Anmeldung zum Teil 2 deiner gestreckten Abschlussprüfung musstest du dich endgültig für zwei Wahlqualifikationen entscheiden.

Zwei Varianten der mündlichen Prüfung – du hast die Wahl!

Du hast zur Vorbereitung auf das fallbezogene Fachgespräch die Wahl zwischen zwei Prüfungsvarianten, der Reportvariante und der klassischen Prüfung. Wie du diese Varianten auswählst, habe ich dir in meinem Artikel zur Reportvariante des Fachgesprächs beschrieben. Ich erkläre dir jetzt, wo die Unterschiede zwischen den beiden Prüfungsbereichen sind.

Report-Variante – das Fallbezogene Fachgespräch

Für diese Prüfungsvariante erstellst Du im Vorfeld der Prüfung für jede von dir festgelegten Wahlqualifikation einen jeweils höchstens dreiseitigen, schriftlichen Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe.

Mehr Informationen zu den Anforderungskriterien und Gestaltungshinweise für den Report findest Du in meinem Artikel zur Reportvariante des Fachgesprächs. Oder du schaust dir einfach einmal das Buch Der Report in der Wahlqualifikation: Beispielreporte zur Prüfungsvorbereitung* an. Dort wird der Report intensiv beschrieben und über die Beispielreporte bekommst du ein Gefühl dafür, wie du deinen Report schreiben solltest.

Deine beiden Reporte sind für die Sommerprüfung spätestens zur schriftlichen Abschlussprüfung von Teil 2, für die Winterprüfung spätestens zum 15. Dezember online einzureichen. Die Reporte selbst werden nicht bewertet.

Am Prüfungstag entscheiden die Prüfer, in welcher Wahlqualifikation du geprüft wirst. Du bereitest also die Reporte für beide Wahlqualifikationen vor. Geprüft wirst du aber nur in einer dieser beiden Wahlqualifikationen.    

Im Fachgespräch stellst Du die Aufgabenstellung und den Lösungsweg deiner Fachaufgabe vor.

Bewertet werden nur die Leistungen, die du in diesem fallbezogenen Fachgespräch zeigst. Die Inhalte und das Aussehen der Reporte fließen nicht in die Note ein.

Die Prüfungszeit für das fallbezogene Fachgespräch dauert höchstens 20 Minuten.

Klassische Variante

Wenn du diese Variante gewählt hast, wählt der Prüfungsausschuss am Tag der Prüfung eine der beiden Wahlqualifikationen aus.

Aus dieser einen Wahlqualifikation bekommst du zwei praxisbezogene Fachaufgaben zur Auswahl. Du hast dann einige Minuten Zeit, die Aufgaben zu überfliegen und dich für eine der beiden Aufgaben zu entscheiden.

Sobald du gewählt hast, sollst du die gewählte Fachaufgabe bearbeiten und Lösungswege entwickeln. Hierfür hast du 20 Minuten Vorbereitungszeit, in einem separaten Raum, mit Aufsicht.

Nach der Vorbereitungszeit beginnt die eigentliche Prüfung. Jetzt stellst du die Lösungswege vor, die du in der Vorbereitungszeit entwickelt hast und der Prüfungsausschuss führt das Fallbezogene Fachgespräch mit dir. Das Fachgespräch soll höchstens 20 Minuten dauern.

Jetzt, wo Du weißt, welche Varianten es im Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation gibt“, schauen wir uns die Vorbereitung auf die Prüfung einmal Schritt für Schritt an.

Vor der Prüfung

Der Tag der Prüfung: Wahrscheinlich warst du schon wach, bevor der Wecker geklingelt hat. Ich höre auch immer wieder, dass Prüflinge gar nicht geschlafen haben, weil sie so nervös waren. Ich schreibe das hier, nicht weil ich dir Angst machen möchte, sondern damit Du erkennst, dass es ganz normal ist, wenn man vor der mündlichen Prüfung unnormal aufgeregt ist.

Alle ausgebildeten Kaufleute für Büromanagement haben vor der gleichen Situation gestanden wie du. Die allermeisten Prüflinge (95 %) haben ihre Abschlussprüfung im letzten Jahr trotz großer Nervosität bestanden. Im fallbezogenen Fachgespräch konnten sie im Bundesdurchschnitt die Note „befriedigend“ (77 Punkte) erreichen (Stand Sommer 2023, Quelle: Prüfungsstatistik der Industrie- und Handelskammer).

Wie du dich erfolgreich gegen die Prüfungsangst stellen kannst, beschreiben ich dir in meinem Artikel Prüfungsangst und wie Du sie in den Griff bekommst.

Besonders auf eine mündliche Prüfung kannst du dich mit einer Simulation der Prüfungssituation vorbereiten.

Vorbereitung auf die Prüfung/Prüfung simulieren

Am besten, du fängst rechtzeitig mit der Vorbereitung an. Gönn dir nach der schriftlichen Prüfung auf alle Fälle ein paar lernfreie Tage. Dann solltest du dir aber einen Lern- und Vorbereitungsplan erstellen. Die Zeit geht schneller rum, als Du denkst und von deiner Vorbereitung auf die schriftlichen Prüfung weißt du bestimmt noch, dass die Zeit zum Schluss wirklich knapp wurde.

Schauen wir uns jetzt einmal den Beginn deiner mündlichen Prüfung an. Die Prüfung beginnt mit einer kurzen Vorstellung deiner Person und der Prüfungssituation bzw. des Reportthemas. Mit der Ausarbeitung dieser Einleitung kannst du gut deine Prüfungsvorbereitung beginnen.

Die ersten Sätze sollten sitzen – oder: mach es wie die großen Schauspieler

Als Einstieg in die Prüfungsvorbereitung überlegst du dir ein paar Sätze, die Du zur Einleitung und Vorstellung sagen möchtest.

Mögliche Inhalte dieser Einleitung sind:

• dein Name und dein Alter
• ggf. den Beruf, den du vorher schon gelernt/ausgeübt hast
• eine kurze Vorstellung deines Ausbildungsbetriebes
• die Aufgaben, die du in deinem Ausbildungsbetrieb übernommen hast.

Du solltest die einleitung recht kurz halte. Ich würde sagen, eine Minute Redezeit reicht.

Am besten schreibst du dir eine mögliche Einleitung auf und lernst diese kurz vor der Prüfung auswendig.

Warum das so wichtig ist? Selbst Schauspieler haben Lampenfieber vor einem Auftritt. Und ihr „Geheimrezept“ lautet:

„Sitzen die ersten Sätze besonders gut, schöpft Dein Körper Kraft und Mut“.

Wenn du zu Beginn der mündlichen Prüfung einige Sätze frei und sicher sprechen kannst, hat dein Körper die Möglichkeit, sich auf die Prüfungssituation einzustellen. Die Atmung wird ruhiger, der Puls sinkt und dein Gehirn kann sich vollkommen auf die anschließende Darstellung des Lösungsweges konzentrieren.

Simulation der Prüfungssituation

Die Einleitung bzw. Deine Kurzvorstellung soll dir den Einstieg in das Fachgespräch erleichtern. Die Vorbereitung auf das Fachgespräch selbst ist jetzt abhängig davon, ob du die Reportvariante oder die klassische Variante der Prüfung gewählt hast.

Simulation der Reportvariante

Wenn du zufällig auf diesen Artikel gestoßen bist, weil du gerade dabei bist, die Reporte für dein Fachgespräch zu schreiben, bekommst du in dem Buch Der Report in der Wahlqualifikation: Beispielreporte zur Prüfungsvorbereitung* wertvolle Tipps.

Normalerweise landest du aber in diesem Artikel, weil du mitten in der Vorbereitung auf das Fachgespräch bist. Und dann hast du die beiden Reporte ja schon fertig und diese rund um den Termin der schriftlichen Prüfung bereits bei der IHK eingereicht. Welcher der eingereichten Reporte die Grundlage für dein Fachgespräch werden wird, weißt du nicht. Das entscheidet der Prüfungsausschuss auch erst am Tag der Prüfung.

Das Fachgespräch beginnst du mit einer Vorstellung der ausgewählten Fachaufgabe. Dazu solltest du natürlich deinen Report in- und auswendig kennen.

Am besten übst du die Vorstellung deiner Fachaufgabe in 3 Schritten

1. Trage die Fachaufgabe (vor einem Spiegel) für dich alleine frei vor.
2. Stelle als nächstes deinem Partner/deiner Partnerin, einer liebe Freundin/einem lieben Freund oder jemandem aus deiner Familie den Report vor.
3. Suche dir im dritten Schritt Personen, die du nicht so gut kennst, um den Report vorzutragen. Gut wäre, wenn du bei diesen Personen etwas nervös bist, um den Stress in der Prüfung zu trainieren.

Du solltest wirklich jeden Schritt mehrmals wiederholen. Erst wenn du meinst, der erste Schritt läuft gut, solltest du mit Schritt 2 beginnen usw.

Alle drei Schritte machst du natürlich für beide Reporte. Du weißt ja nicht, welche Wahlqualifikation die Prüfer für dich aussuchen.

Neben der Vorbereitung auf die Präsentation deiner Reporte vergiss bitte nicht, dass du beide Wahlqualifikationen komplett beherrschen musst. Es ist also sinnvoll, wenn du wieder regelmäßig in die Bücher schaust und die Themen Deiner Wahlqualifikationen wiederholst.

Simulation der klassischen Variante

Während bei der Reportvariante die beiden von dir erstellten Reporte Grundlage für das Fachgespräch sind, musst du dich für die klassischen Variante mit Hilfe von betriebspraktischen Aufgabenstellungen auf die Prüfungssituation vorbereiten.

Beispielhafte Aufgaben findest du in meiner Artikelserie mit Musteraufgaben. Am besten zur Prüfungsvorbereitung finde ich das Buch Das praxisbezogene Prüfungsgespräch - klassische Variante* mit über 60 Beispielaufgaben aus allen Wahlqualifikationen inklusive Lösungen. Ich nutze das Buch selbst in meinen Unterrichten und habe gute Rückmeldungen meiner Prüflinge.

Auch zu empfehlen ist das Buch Mündliche IHK – Prüfungen für Kaufmann und Kauffrau für Büromanagement: 60 Prüfungen aus allen Wahlqualifikationen*. Auch in diesem Buch gibt es zu jeder Wahlqualifikation mehrere Musterprüfungen.

OK, du hast dich also optimal vorbereitet und der Tag der Prüfung ist da. Alles, was du über diesen Tag wissen solltest findest du in den nächsten Kapiteln.

Krank am Prüfungstag

Der Worst Case. Du bist am Tag der Prüfung krank. In diesem Fall meldest du dich umgehend telefonisch bei deiner IHK. Außerdem musst du zum Arzt und dir die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen lassen. Die Kopie der Bescheinigung muss unverzüglich (vor der Prüfung) der IHK vorgelegt werden.

Natürlich musst du das Original der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch bei Deinem Ausbildungsbetrieb einreichen.

Auftreten und Kleidung in der Prüfung

Eine besondere „Kleiderordnung“ gibt es für die mündliche Prüfung nicht. Du drückst aber mit der Kleidung deine Wertschätzung gegenüber dem Prüfungsausschuss aus.

Achte darauf, dass du bequeme Kleidung trägst und dich wohl fühlst. Wenn du sonst nie einen Anzug oder ein Kleid trägst, solltest du in der Prüfung damit nicht anfangen. Wenn der Anzug oder das Kleid aber zum Dresscode in deinem Ausbildungsbetrieb gehört, dann spricht natürlich nichts dagegen, so auch zur Prüfung zu gehen.

Die Grundregel lautet: Kleide Dich chic, aber nicht overdressed. Jeans und Poloshirt/Bluse ist völlig ok.

Mitnehmen zur Prüfung

Das Wichtigste für die Prüfung bis DU! 😉

Zusätzlich mitnehmen solltest du das Einladungsschreiben der IHK, deinen (gültigen!) Personalausweis. Wenn du die klassische Prüfungsvariante gewählt hast, benötigst du Kugelschreiber und einen Taschenrechner (nicht programmiert, netzunabhängig, ohne Kommunikationsmöglichkeit mit Dritten. Ich nutze den Casio FX-991CW* und finde ihn ganz hervorragend.

Außerdem, schadet es nicht, wenn du deinen Lieblingskugelschreiber, einen Glücksbringer und vielleicht auch einen “Notfall-Schokoriegel” einsteckst.

Berichtsheft

Während du früher dein Berichtsheft mit zur Prüfung bringen musstest, ist dies heute nicht mehr prüfungsrelevant.

Anreise zur Prüfung

Die nachfolgenden Punkte kommen dir vielleicht wie eine Selbstverständlichkeit vor. Aber bedemle, der Tag deiner Prüfung ist für dch eine Ausnahmesituation. Und je mehr zufällige Katastrophen du ausschalten kannst, desto größer ist die Chance, dass du entspannt in die Prüfung gehen kannst.

Der erste Stressfaktor an deinem Prüfungstag kann die Anreise sein. Überlege dir also vorher, wie du zum Prüfungsort kommen willst, wo du parken kannst und wann du dort sein möchtest. Ich schreibe bewusst „möchtest“ und nicht „musst“. Es ist besser, du bist etwas zu früh und musst etwas warten als rennen zu müssen, um pünktlich zu sein.

Ich kenne Prüflinge, die sind am Tag vorher angereist und haben in der Nähe vom Prüfungsort in einem Hotel übernachtet. Wenn du das auch vor hast, such dir etwas ruhiges, nettes und lass es dir gut gehen. Es gibt übrigens auch Hotels mit Sauna, Schwimmbad und Fitnessraum. So kommst du leichter auf andere Gedanken und schläfts wahrscheinlich auch besser.

Die Anfahrt zum eigentlich Prüfungsort solltest Du nach Möglichkeit vorher testen. Plane für den öffentlichen Nahverkehr Pufferzeiten ein. Immer wieder verspätet sich ein Zug oder ein Bus fällt aus. Das passiert natürlich immer nur dann, wenn man es gar nicht gebrauchen kann 😉. Man nennt das „Murphys Gesetz“, was schief gehen kann, wird auch schief gehen. Cool also, wenn sogar drei Busse ausfallen können und Du trotzdem noch entspannt und pünktlich zu Deiner Prüfung kommst.

Für die Anfahrt mit dem Auto denk daran, dir vorher Parkmöglichkeiten zu suchen. Wenn du aus lauter Verzweiflung dein Auto im absoluten Halteverbot parken musst um pünktlich zu sein hast du zwar eine Stunde später dein Prüfungszeugnis in der Hand, musst es aber eventuell zu Fuß nach Hause tragen weil dein Auto abgeschleppt wurde.

Vielleicht kennst du ja auch jemanden, der dich an diesem wichtigen Tag zum Prüfungsort fährt und dich dann nach deiner Prüfung auch richtig drücken kann.

Noten der Berufsschule im IHK-Abschlusszeugnis

Möchtest du Deine Noten aus der Berufsschule auch auf dem IHK-Abschlusszeugnis stehen haben? Nach § 37 (3) BBiG kannst Du das, musst aber dabei Fristen beachten.

Der Antrag muss spätestens am Tag der letzten Prüfung (das wird in der Regel die mündliche Prüfung sein) bei der IHK eingereicht werden. Du kannst den Antrag auch beim Prüfungsausschuss abgeben.

Die Abschlussnote der Berufsschule musst Du mittelst einer Kopie des Abschlusszeugnisses oder Bestätigung der Berufsschule nachweisen.

Zu spät oder unvollständige Anträge werden nicht berücksichtigt.

Während der Prüfung

Wahrscheinlich hast du noch nicht ganz so viele mündliche Prüfungen in deinem Leben gehabt. Deshalb beschreibe ich Dir im Folgenden, was Dich so erwartet.

Der Prüfungsausschuss – Anzahl der Prüfer

Der Prüfungsausschuss besteht aus mindestens 3 Personen, einem Arbeitgebervertreter, einem Arbeitnehmervertreter und einer Lehrkraft einer Berufsbildenden Schule.

Die genaue Regelung zur Zusammensetzung des Prüfungsausschusses ist etwas komplizierter, aber das ist für dich nicht wichtig. Wichtig ist, es ist ein Lehrer dabei und vielleicht auch ein netter Lehrer, den Du kennst.

Um es an dieser Stelle noch einmal deutlich zu schreiben: Die Ausübung der Prüfertätigkeit ist ein Ehrenamt. Die Prüfer nehmen diese Aufgabe wahr, weil sie von der Wichtigkeit dieser Tätigkeit überzeugt sind. Sie geben sich viel Mühe, dir durch deine Prüfung zu helfen und sind grundsätzlich auf deiner Seite. Das bedeutet: Das Ziel der Prüfer ist es letztlich, dir zu helfen, die Prüfung zu bestehen.

Und falls du es noch nicht wusstest, die Prüfer verdienen kein Geld damit, dass sie mit dir das Fachgespräch führen. Sie bekommen lediglich eine Aufwandsentschädigung von der Kammer.

allgemeine Verhaltensregeln in deiner Prüfung

Generell solltest du den Prüfern natürlich den Respekt entgegenbringen, den jeder erwachsene Mensch im Umgang mit dir erwarten darf. Das bedeutet aber nicht, dass du unterwürfig auftreten musst.

Dich trennen jetzt nur noch 40 bis 60 Minuten vom Abschluss Deiner Ausbildung. Dann bist Du Kaufmann/-frau für Büromanagement. Vor drei Jahren hat man dir vielleicht noch gesagt: „Lehrjahre sind keine Herrenjahre“. Aber jetzt bist du fertig ausgebildet. Du kannst also selbstbewusst in die Prüfung gehen und zeigen, was du „drauf hast“.

Begrüßung und Einleitung

Der Zeitpunkt deiner Prüfung ist da und du wirst in den Prüfungsraum gebeten. Dort werden dann deine Personalien kontrolliert und die Prüfer stellen sich kurz vor.

Wahrscheinlich wird man dich bitten, zu kontrollieren, ob du dein Handy ausgeschaltet hast. Das hast du natürlich schon gemacht, bevor du in den Raum gebeten wurdest. ;-)

Außerdem wirst du gefragt werden, ob du dich gesundheitlich in der Lage fühlst, die Prüfung durchzuführen. Wenn du das an dieser Stelle bejahst, zählt die Prüfung als gestartet. Ein späterer Abbruch würde dann als nicht erbrachte Prüfungsleistung (= Note: 6) gewertet.

Ab diesem Zeitpunkt unterscheiden sich wieder die Abläufe der Prüfung, je nachdem ob du die Report Variante oder die klassische Variante gewählt hast. Schauen wir uns beide Abläufe an.

Zwei Varianten des fallbezogenen Fachgesprächs

Spätestens mit der Anmeldung zur Abschlussprüfung hast du der IHK deine zwei Wahlqualifikationen mitgeteilt und dich entschieden, ob du in der Report Variante oder in der Klassischen Variante des Fachgesprächs geprüft werden möchtest. Wenn Du die klassische Variante gewählt hast, kannst Du das nächste Kapitel überspringen und direkt weiter unten bei der klassichen Variante weiterlesen.

Die Report Variante

Wenn du die Report Variante gewählt hast, dann hast du in deinem Ausbildungs-/Umschulungsbetrieb zwei betriebliche Fachaufgaben in den Wahlqualifikationen durchgeführt und mittels Report dokumentiert.

Am Tag der mündlichen Prüfung entscheidet der Prüfungsausschuss, welcher Report für das Fallbezogene Fachgespräch herangezogen wird.

Das Fallbezogene Fachgespräch wird eingeleitet mit einer mündlichen Darstellung von Aufgabe und Lösungsweg, d. h. Du präsentierst Deinen Report. Beachte, dass keine Präsentationsmedien und auch keine Anlagen zugelassen sind. Den Report darfst du allerdings mitbringen.

Der Prüfungsausschuss leitet dann nach ca. 5 Minuten in ein Fachgespräch über. In diesem Fachgespräch werden die Punkte erörtert, nach denen du den Report gegliedert hast:

• Planung / Entwicklung der Lösungswege
• Durchführung / Begründung der Vorgehensweise
• Berücksichtigen der Rahmenbedingungen / des Gesamtzusammenhanges
• Kontrolle / Bewertung der Ergebnisse

Wichtig: Der Prüfungsausschuss kann natürlich auch Inhalte ohne direkten Zusammenhang zu deinem Reportthema abfragen. Dazu zählen z. B. Schnittstellen oder vor- und nachgelagerte Prozesse.

Insgesamt wird das Fallbezogene Fachgespräch in höchstens 20 Minuten durchgeführt. Der Report selbst wird dabei nicht bewertet, sondern nur das Fachgespräch.

Wenn dich der Ablauf der klassischen Variante nicht interessiert, kannst du die folgenden Absätze überspringen und direkt bei „Wie du auftreten und sprechen solltest“ weiterlesen.

Die Klassische Variante

Am Tag der mündlichen Prüfung wählt der Prüfungsausschuss für dich eine der beiden festgelegten Wahlqualifikationen aus. Auf diese Auswahl hast du keinerlei Einfluss. In der Regel gehst du jetzt mit einem der Prüfer*innen in einen separaten Vorbereitungsraum um dich für ein Thema zu entscheiden.

Auswahl Thema

Aus dem Bereich festgelegten Wahlqualifikation erhältst du jetzt zwei Aufgaben zur Auswahl. Du kannst beide Aufgaben lesen und musst dich dann für eine Aufgabe entscheiden. Diese Aufgabe wird dann die Grundlage für das fallbezogene Fachgespräch auf das du dich nun vorbereiten kannst.

Vorbereitungszeit

Die Vorbereitungszeit beträgt maximal 20 Minuten. In dieser Zeit sollst du Lösungsansätze für die praxisbezogene Fachaufgabe entwickeln.

Am besten schreibst du dir Stichpunkte zu den Fragestellungen auf und entwickelst so einen „roten Faden“ für das spätere Gespräch.

Wenn du die Aufgabenstellungen bearbeitet hast und es ist noch etwas Zeit übrig, kannst du dir auch noch überlegen, welche Themen der Prüfungsausschuss noch ansprechen könnte.

Nach Ablauf der 20 Minuten wirst du in den eigentlichen Prüfungsraum begleitet. Hier warten alle Prüfer*innen auf dich und das fallbezogene Fachgespräch beginnt.

Das Prüfungsgespräch

Das Prüfungsgespräch wird begonnen durch den Prüfungsausschuss. In der Regel führt ein Prüfer das Gespräch, die anderen Prüfer können sich aber beteiligen.

Wie oben schon beschrieben, beginnst du mit Deiner „auswendig gelernten“ Einleitung.

Anschließend kannst du die Aufgabenstellung/die Situation kurz mit eigenen Worten zusammenfassen. Hierbei ist es wichtig, dass du die Aufgabe nicht vorliest, sondern wirklich deine eigenen Worte wählst.

Dann steigst du in das Prüfungsthema ein und präsentierst deine ausgearbeiteten Lösungsvorschläge. Basierend auf deinen Ausführungen entwickelt der Prüfungsausschuss das Fachgespräch. Dieses sollte nicht länger als 20 Minuten dauern.

Die nachfolgenden Tipps für das Gespräch gelten jetzt wieder für beide Prüfungsvarianten.

Wie du auftreten und sprechen solltest

Für das Gespräch und die Präsentation deiner Antworten kannst du jetzt alles anwenden, was du in deiner Ausbildung zum Thema Kommunikation gelernt hast. Denk an die Stichworte „verbale, nonverbale und paraverbale Kommunikation“.

Sprich langsam und deutlich und nutze Sprechpausen. Halte Blickkontakt mit den Prüfern und lächle. Wenn du stehst, steh still und mit beiden Beinen fest auf dem Boden. Die Hände hältst du auf Höhe des Bauchnabels und nutzt sie für dezente Gestik. Wenn du sitzt, sitz gerade. „Lässiges“ Anlehnen solltest du ebenso vermeiden wie das Wippen mit den Füßen unter dem Tisch.

Der Prüfungsausschuss wird dir Fragen rund um deine Fach- bzw. Prüfungsaufgabe stellen. Schließlich handelt es sich um ein Fachgespräch.

Nimm dir ruhig einige Sekunden Zeit zum Überlegen. Dann beantwortest Du die Fragen präzise und unter Anwendung des kaufmännischen Fachvokabulars.

Wenn du eine Frage inhaltlich oder akustisch nicht verstanden hast, bitte die Prüfer einfach, die Frage zu wiederholen oder anders zu formulieren. Du kannst das sehr elegant zum Beispiel so formulieren: „Wenn ich Sie richtig verstanden habe, möchten Sie wissen, welche Vorteile …“.

Du bekommst eine Frage gestellt und es ist genau das Thema, von dem du keine Ahnung hast? Keine Panik, das ist nicht sofort das Ende der Prüfung. Du darfst natürlich auch mal eine Wissenslücke haben, solltest dann aber auch nicht mit der Note „1“ rechnen 😉. Bevor du minutenlang nichts sagst, weil du nichts weißt, kannst du in die Offensive gehen, die Lücke zugeben und um eine neue Frage oder ein anderes Themengebiet bitten.

Sei während des gesamten Fachgesprächs hellwach und versuche deine Antworten zu steuern. Betone Vokabeln/Themen in denen du dich sicher fühlst. „Umschiffe“ bei deinen Antworten Bereiche, die dir nicht liegen oder in denen du Lücken hast. Wenn du zu anderen Themen abschweifst, können die Prüfer diese Themengebiete aufgreifen.

Irgendwann bist du dann erlöst. Der Prüfungsausschuss wird die Mündliche Prüfung beenden. Nicht ganz so theatralisch wie Dieter Bohlen mit dem Heben eines Armes und einem „Danke“ aber doch deutlich.

Nachbereitung und Verkündung der Noten

Nach dem eigentlichen Fachgespräch werden die Prüfer sich kurz beraten und über deine Note entscheiden. Dafür wirst du gebeten, die Aufgabenstellung und deine Notizen abzugeben und den Raum zu verlassen.

Dein Handy lässt du am besten in der Tasche, ebenso deine Zigaretten 😉.

In der Regel kannst du direkt vor dem Prüfungsraum warten. Übrigens lässt die Dauer der Beratungszeit keine Rückschlüsse auf die zu erwartende Note zu. Die Prüfer stimmen sich über die erzielte Note ab und füllen notwendige Unterlagen aus.

Dann wirst du wieder in den Raum geholt und der Vorsitzende des Prüfungsausschusses teilt dir mit, ob du bestanden hast und welche Punktzahl du im Fachgespräch erreicht hast. Häufig erhältst du auch schon die gesamte Note der Abschlussprüfung. Wenn nicht, kannst du mit diesem Prüfungsrechner Deine Note selbst ausrechnen.

In der Regel wird der Prüfungsausschuss mit dir auch die Prüfung besprechen, dir also sagen, was gut und was nicht so gut war.

Bestehen der Prüfung

Die Ausbildungsordnung beschreibt, unter welchen Bedingungen du deine Gesamtprüfung bestanden hast:

• Gesamtergebnis der Abschlussprüfung mindestens ausreichend
• Ergebnis von Teil 2 der Abschlussprüfung mindestens ausreichend
• mindestens zwei Prüfungsbereiche aus Teil 2 ausreichend
• kein Prüfungsbereich mit ungenügend

Du erhältst eine Bestätigung des Prüfungsausschusses über die bestandene Abschlussprüfung ausgehändigt. Das ist jedoch nur ein Formular, auf dem der Prüfungsausschuss ankreuzt, ob du bestanden oder nicht bestanden hast.

Dieses Formular musst du deinem Betrieb vorlegen damit dieser auch über dein Bestehen informiert ist.

Solltest Du die mündliche Prüfung nicht bestanden haben, kannst Du diese noch zweimal wiederholen. Du musst dann entscheiden, ob du weiterhin als Auszubildende(r) bei deinem Betrieb bleiben möchtest oder ob du dich als externer Prüfling bei der IHK anmeldest. Sprich darüber am besten mit deinen Eltern, dem Betrieb, einem Berufsschullehrer oder deinem Ansprechpartner bei der IHK.

Nach der mündlichen Prüfung

Einige Tage nach der mündlichen Prüfung erhältst du von der IHK dein Prüfungszeugnis. Evtl. gibt es noch eine feierliche Zeugnisübergabe in einem öffentlichen Rahmen. Vielleicht gehörst du ja auch zu den Besten deiner Kammer und wirst bei der Zeugnisübergabe besonders geehrt z.B. mit einem Stipendium oder Weiterbildungsgutschein.

Ich wünsche dir, dass du von deinem Ausbildungsbetrieb übernommen worden bist oder dass du bereits eine tolle Stelle gefunden hast.

Ziel sollte für dich jetzt sein, weiter Erfahrung in deinem Berufsbild zu sammeln. Vielleicht möchtest du ja auch weiter an deiner Karriere arbeiten und überlegst eine Aufstiegsfortbildung zu machen.

Es gibt da unglaublich viele spannende Möglichkeiten wie zum Beispiel eine Fortbildung zum/zur Personalfachkaufmann/-frau oder Wirtschaftsfachwirt/-in. Lass dich doch einfach bei deiner IHK einmal beraten.

Das Ende deiner Ausbildung und dieses Artikels

Bitte beachte, dass es in Deutschland sehr viele Prüfungsausschüsse gibt. Dementsprechend können sich die Abläufe der Prüfungen immer in Teilbereichen unterscheiden.

Wie lernst Du für die mündliche Prüfung und hast Du weitere Tipps für mich?

Ich freue mich über einen Kommentar und wünsche dir jetzt schon das Allerbeste für dein Fachgespräch!