In diesem ersten Teil der Artikelserie zu Teil 1 der Abschlussprüfung für Kaufleute für Büromanagement geht es um allgemeine Fragen rund um die IHK-Prüfung. Hier erfährst Du alles über die Zulassung zur Prüfung, über die Termine der Prüfung, über einen möglichen Nachteilsausgleich und vieles mehr.

Zudem erkläre ich Dir, ob Du für das Bestehen der Prüfung die Weiterbildungsprämie, immerhin 1.000 €, von der Agentur für Arbeit erhalten kannst.

Die Prüfung Informationstechnisches Büromanagement

Während es in einem Großteil der Ausbildungsberufe noch die klassische Zwischenprüfung in der Mitte der Ausbildungszeit gibt, legst Du als Kaufmann/-frau für Büromanagement eine gestreckte Abschlussprüfung ab. Dabei ist die gesamte Abschlussprüfung als eine Einheit anzusehen. Das bedeutet, Teil 1 und Teil 2 gehören zusammen – auch wenn die Prüfungsleistungen an unterschiedlichen Terminen erbracht werden.

Im Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung der Kaufleute für Büromanagement sollst Du berufstypische Aufgaben computergestützt bearbeiten. Du erhältst als Aufgabenstellung einen ganzheitlichen Arbeitsauftrag. 

Bei der Bearbeitung dieses Auftrags sollst Du zeigen, dass Du in der Lage bist, Büro- und Beschaffungsprozesse zu organisieren und kundenorientiert zu bearbeiten. Außerdem sollst Du nachweisen, dass Du unter Anwendung einer Textverarbeitung und eines Tabellenkalkulationsprogramms recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kannst.

Für die Bearbeitung der Aufgaben hast Du 120 Minuten Zeit. Das Prüfungsergebnis geht als Teil 1 der Abschlussprüfung in die Endnote ein. Dabei werden die Prüfungsbereiche wie folgt gewichtet:

• Teil I der gestreckten Abschlussprüfung (insgesamt 25 %)
  • 25 % für Informationstechnisches Büromanagement
• Teil II der gestreckten Abschlussprüfung (insgesamt 75 %)
  • 30 % für Kundenbeziehungsprozesse
  • 35 % Fachaufgabe in der Wahlqualifikation
  • 10 % Wirtschafts- und Sozialkunde

Voraussetzungen für die Zulassung zum Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung

Sowohl für die Prüfung Informationstechnisches Büromanagement als auch für die gestreckte Abschlussprüfung Teil 2 gibt es zwei separate Zulassungsverfahren (§ 44 Abs. 1 Berufsbildungsgesetz). Der Teil II ist Thema eines anderen Artikels, hier erkläre ich Dir nur, welche Voraussetzungen Du für Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung erfüllen musst.

Um zur Prüfung Informationstechnisches Büromanagement zugelassen zu werden, müssen nach Berufsbildungsgesetz drei Bedingungen erfüllt sein:

1. Du musst die in der Ausbildungsordnung vorgeschriebene erforderliche Ausbildungszeit zurückgelegt haben. 
2. Du musst einen vom Ausbilder und Auszubildenden unterzeichneten Ausbildungsnachweis vorlegen können.
3. Dein Ausbildungsverhältnis muss in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragen sein.

Zu 1. Erforderliche Ausbildungszeit zurückgelegt

Weil die Prüfung nach Ausbildungsordnung zur Mitte der Ausbildungszeit abgelegt werden soll, beträgt die vorgeschriebene Ausbildungszeit 18 Monate. Für den Fall, dass Du Deine Ausbildung verkürzt, ist es möglich, dass Du die Prüfung vorziehen kannst. Sprich am Besten mit Deinem Ausbilder oder mit dem Ausbildungsberater Deiner Kammer darüber.

Zu 2. unterzeichneter Ausbildungsnachweis

Der Ausbildungsnachweis kann gemäß § 13 des Berufsbildungsgesetzes schriftlich oder elektronisch geführt werden. In der Regel wirst Du heute Deinen Ausbildungsnachweis (das Berichtsheft) elektronisch führen. Elektronisch heißt online über Dein IHK-Portal oder mit Hilfe eines PC in PDF-Form. Dein Ausbilder/Deine Ausbilderin müssen den Ausbildungsnachweis regelmäßig bestätigen. Aber auch wenn Du den Nachweis in Form eines klassischen Berichtsheftes führst, musst Du ihn regelmäßig unterschreiben lassen und spätestens zur Abschlussprüfung Teil 1 vorlegen können. Wenn Du Deinen Ausbildungsnachweis auf Papier führen darfst/sollst, schau Dir doch einmal diese ansprechenden Berichtshefte für Kaufleute für Büromanagement* an.

Zu 3. Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse

Jeder Arbeitgeber, der Auszubildende beschäftigt, muss deren Berufsausbildung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eintragen lassen.

Dieses Verzeichnis führen in der Regel die Kammern (z.B. IHK, HWK). Es enthält alle anerkannten Ausbildungsberufe und hält alle wesentlichen Inhalte des Berufsausbildungsvertrags fest. 

Du brauchst Dich darum nicht zu kümmern, das ist Sache Deines Ausbildungsbetriebes.

Prüfungstermine – Wann genau findet die Prüfung statt?

Die nächsten Prüfung Informationstechnisches Büromanagement (stand November 2023) findet im Frühjahr 2024 an folgenden Terminen statt:

• Donnerstag, 29. Februar 2024
• Freitag, 01. März 2024

Wenn Du die Prüfung im Herbst 2024 ablegst, kannst Du Dir diese Termine notieren:

• Mittwoch, 18. September 2024
• Donnerstag, 19. September 2024

Die Prüfungen sind also immer im März und im September. Die genauen Prüfungstermine findest Du für die nächsten zwei Jahre bei der AkA – Aufgabenstelle für kaufmännische Abschluss- und Zwischenprüfungen.

Prüfungsteile A-D

Wie Du oben gesehen hast, sind die Prüfungen immer an zwei aufeinanderfolgenden Tagen und zwar jeweils eine am Vormittag und eine am Nachmittag. Daraus ergeben sich also vier verschiedene Prüfungen. 

Die einzelnen Aufgabenbögen der Prüfung gibt es dementsprechend auch in vier verschiedenen Versionen die von der IHK beschriftet werden mit A, B, C und D.

Wenn also Deine Freundin am Donnerstag Vormittag in der Prüfung ist und Du erst Freitag Vormittag, so bringt es gar nichts, die Freundin zu fragen, welche Themen denn in der Prüfung vorkamen. Sowohl die kaufmännischen Themen, als auch die EDV-spezifischen Themen und Formeln werden sich unterscheiden. Lass mich das an einem Beispiel deutlich machen:

Deine Freundin hat Donnerstag Vormittag in Word einen Brief mit einer Mängelrüge zu schreiben und in Excel die Zuverlässigkeit von Anbietern über einen SVERWEIS zu ermitteln. Am Freitag kann dann für Dich in Word das Thema ein Serienbrief, in Excel eine ABC-Analyse sein und das Ergebnis sollst Du dann per E-Mail an Deinen Vorgesetzten schicken.

Anmeldung zur Prüfung und Fristen

Wie bereits beschrieben, wird die Prüfung zweimal im Jahr angeboten, einmal im Frühjahr und einmal im Herbst. Verantwortlich für die Anmeldung zur Prüfung ist Dein Ausbildungsbetrieb, aber es schadet ja nichts, wen Du die Anmeldefristen kennst und darauf achtest, dass Dein Ausbilder daran denkt. Für die Frühjahrsprüfung ist Anmeldeschluss der 01.12. und für die Herbstprüfung muss die Anmeldung bis spätestens 01.07. erfolgen. 

Bei der Anmeldung zur Prüfung muss Dein Ausbildungsbetrieb bestätigen, dass Du die Ausbildung ordnungsgemäß absolviert hast und er muss Deine Fehltage angeben. Im Optimalfall warst Du natürlich nie krank aber der ein oder andere Fehltag ist kein Problem für die Prüfungsanmeldung. Kritisch wird es ab einem Wert von 10 %. Da hilft dann oft nur noch eine Stellungnahme Deines Ausbildungsbetriebes in dem dieser beschreibt, wie Du den verpassten Ausbildungsstoff nachgearbeitet hast. Es ist aber so, dass die IHK bei zu hohen Fehlzeiten die Zulassung zum Teil 1 der Prüfung ablehnen kann. Und das ist dann nicht bösartig sondern insbesondere auch in Deinem Interesse. Schließlich sollst Du ja fit für den späteren Berufsalltag gemacht werden und das geht eben nur durch entsprechendes Training. Bei längeren Krankheiten also am besten sofort mit Deinem Ausbilder und/oder den Ausbildungsberatern bei den Kammern sprechen.

Sofern Du eine Behinderung hast, kannst Du für die Prüfung noch einen Antrag auf Nachteilsausgleich stellen. Sofern das auf Dich nicht zutrifft, kannst Du das folgende Kapitel überspringen und hier mit den Wahlqualifikationen weiter machen?

Antrag auf Nachteilsausgleich

Wenn Du eine Behinderung hast, kannst Du für jede IHK-Prüfung einen „Nachteilsausgleich“ beantragen. Wofür ist das gut? Die Prüfungsbedingungen für Menschen mit Behinderung darf nicht schlechter (aber auch nicht besser) sein als die Prüfungsbedingungen der anderen Prüfungsteilnehmer. Wenn dem Antrag stattgegeben wird, werden Deine Prüfungsbedingungen so verändert, dass die Behinderung Dich bei der Prüfung möglichst wenig einschränkt bzw. die Einschränkung nach ausgeglichen wird.

Wie ein solcher Nachteilsausgleich aussehen kann

• die Prüfungszeit kann verlängert werden
• Du kannst mehr Pausen bekommen
• Du kannst technische Hilfsmittel nutzen (z.B. Sehhilfen, größerer Monitor)
• Du kannst Hilfe durch Personen erhalten (z.B. Person die Aufgaben erklärt)
• …

Welche Unterlagen Du für den Nachteilsausgleich einreichen musst

Um den Nachteilsausgleich zu beantragen musst Du mindestens

• das ausgefüllte Antragsformular einreichen und 
• ein fachärztliches Gutachten vorlegen.

Am besten besprichst Du den Nachteilsausgleich mit Deinem Betrieb und oder der Kammer. Bei der Kammer bekommst Du auch das Antragsformular und ein Leitfaden zur Antragstellung.

Wann Du den Antrag auf Nachteilsausgleich stellen musst

Am besten stellst Du den Antrag so früh wie möglich. Dann hast Du genügend Zeit, ggf. noch fehlende Unterlagen nachzureichen und die IHK kann alles für Deinen Nachteilsausgleich besser organisieren. Spätestens jedoch mit der Anmeldung zur Prüfung musst Du den Antrag gestellt haben.

Die Wahlqualifikationen und Teil 1 der Prüfung

Das Berufsbild Kaufmann/-frau für Büromanagement beinhaltet insgesamt 10 Wahlqualifikationen von denen Du zwei schon im Ausbildungsvertrag festgelegt worden sind. Die Wahlqualifikationen werden schwerpunktmäßig im Betrieb ausgebildet. In der Berufsschule werden alle Kaufleute für Büromanagement in 13 identischen Lernfeldern ausgebildet. 

Ändern kannst Du die Wahlqualifikation in Abstimmung mit Deinem Ausbildungsbetrieb nachträglich jederzeit, letztmalig aber bei der Anmeldung zur Abschlussprüfung Teil 2.

Für die Prüfung Informationstechnisches Büromanagement spielen die Wahlqualifikationen keine Rolle und werden auch nicht geprüft.

Wann hast Du die Prüfung bestanden?

Du hast bestanden, wenn Du in der Prüfung mindestens 50 % erreicht hast. Solltest Du darunter sein, heißt das aber nicht, dass Du durchgefallen bist. Eine schlechte Noten in Teil 1 der Prüfung kannst Du immer noch mit guten Noten im Teil 2 ausgleichen. Das bedeutet aber leider auch, dass Du in vielen Fällen den Teil 1 der Prüfung nicht wiederholen kannst.

Kann die Prüfung wiederholt werden?

Auf diese Frage muss ich jetzt wie ein Jurist antworten und Dir sagen: „Das kommt darauf an …“

Ein klares „Nein“ gibt es aber auf die Fragen: “ Kann Teil 1 vor Absolvierung von Teil 2 wiederholt werden?“ Denn das ist definitiv ausgeschlossen. Selbst wenn Du also in Deiner Prüfung Teil 1 eine klare 5 hingelegt hast, kannst Du diese Prüfung zunächst nicht wiederholen.

Ob die Prüfung wiederholt werden kann, entscheidet sich erst nach dem Teil 2 der Abschlussprüfung. Teil 1 kann nur wiederholt werden, wenn der Prüfling in Teil 1 weniger als 50 Punkte erreicht hat, in Teil 2 aber mindestens 50 Punkte und die Prüfung insgesamt nicht bestanden ist. Die Wiederholung von Teil 1 erfolgt dann zum nächsten Prüfungstermin. 

Besser also, Du gibst jetzt schon richtig Gas und schreibst eine gute Note. Wie ich oben beschrieben habe, zählt der Teil 1 ja auch zu 25 % für die Gesamtnoten.

Bestandene Prüfungen laut Prüfungsstatistik der Industrie- und Handelskammer

 Die gute Nachricht ist, dass nach der Prüfungsstatistik der Industrie und Handelskammer fast 95 % der Prüflinge im letzten Prüfungsdurchgang ihre Abschlussprüfung bestanden haben. Dabei wurde im Teil 1 der Prüfung (Informationstechnisches Büromanagement) durchschnittlich immerhin 73 Punkte erzielt. (Stand: Herbst 2022). Also Kopf hoch: Du schaffst das auch!

1.000 € Weiterbildungsprämie und wer sie bekommt

Zum Schluss noch ein kleines Bonbon, leider aber nur für Umschüler*innen, die über einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder eines Jobcenters gefördert werden. 

Die Weiterbildungsprämie kannst Du erhalten, wenn Du im Rahmen einer Umschulung die gestreckte Abschlussprüfung Teil 1 oder Teil 2 erfolgreich ablegst.

Der Teil 1 der Prüfung wird mit 1.000,00  € prämiert und für den Teil 2 bekommst Du sogar 1.500,00 €. 

Weil hier oft auch Umschüler*innen anderer Berufsbilder mitlesen, will ich kurz erwähnen, dass die Weiterbildungsprämie für alle anerkannten Ausbildungsberufe gilt, also nicht nur für Büromanagement. Hier wird die Weiterbildungsprämie, wenn es keine gestreckte Abschlussprüfung gibt, für die Zwischenprüfung ausgezahlt. Wichtig hierbei: Wenn Du die Umschulung bei einem Bildungsträger machst und dieser eine interne Zwischenprüfung durchführt, so bekommst Du keine Weiterbildungsprämie. Ich empfehle Dir dann aber, Dich eigenständig bei der IHK für die „richtige“ Zwischenprüfung anzumelden. Du musst dann zwar zwei Prüfungen schreiben (eine bei der IHK und eine bei Deinem Bildungsträgers), aber 1.000,00 € sollten dafür ja Motivation genug sein. ;-)

Weitere Informationen zur Weiterbildungsprämie findest Du auf der Seite der Agentur für Arbeit.

Fazit

Du weist jetzt, was im Vorfeld Deiner Prüfung alles erledigt werden muss. Wichtig: dabei bist Du nicht allein! Dein Ausbildungs-/Umschulungsbetrieb und die IHK werden Dich dabei unterstützen.

Wenn Dir noch etwas unklar ist und Du im Betrieb oder bei der IHK nicht fragen möchtest so schreib doch einfach einen Kommentar.

Jetzt solltest Du aber loslegen und Lernen. Du hast jetzt noch keine Lust? Dann schau Dir doch jetzt schon einmal gute Bücher zur Prüfungsvorbereitung* an.

Und natürlich solltest Du meinen nächsten Artikel nicht verpassen. Dort erkläre ich alles, was Du über die Prüfung Informationstechnisches Büromanagement wissen musst, um die Prüfung erfolgreich zu meistern.