Du bereitest Dich auf die mündliche Abschlussprüfung zur Bürokauffrau bzw. zum Bürokaufmann vor? Dann kennst Du bestimmt meine Artikelserie zur mündlichen Prüfung der Bürokaufleute. Im dritten Teil der Serie ging es um das Thema Betriebsorganisation. Wenn Du die Aufgabe noch nicht bearbeitet hast, solltest Du das jetzt tun.

Und „jetzt“ heißt auch jetzt, also bevor Du hier in die Lösungsskizze schaust. ;-)

Lösungsskizze Auftragsbearbeitung und Büroorganisation – Angebotsvergleich

Wie immer beinhaltet diese Lösungsskizze nur Vorschläge. In der Prüfung wirst Du die Stichpunkte ausformulieren müssen und auch Fragen „drumherum“ solltest Du beantworten können.

Vergleiche meine Stichpunkte mit Deinen Lösungsvorschlägen und schreib mir wenn Du Fragen hast.

Aufgabe 1 Aufbau- und Ablauforganisation

Erklären Sie, was die Begriffe Aufbauorganisation und Ablauforganisation bedeuten.

 Aufbauorganisation

• Aufgabenanalyse
  • Gedankliche Aufgliederung der Betrieblichen Gesamtaufgabe in Teilaufgaben
• Aufgabensynthese
  • Zusammenfassen der Teilaufgaben nach bestimmten Kriterien (Stellenbildung)
  • Übertragung der Teilaufgaben an die Aufgabenträger
  • Bestimmung der Stellen und Abteilungen, die die Teilaufgaben bearbeiten sollen
• Welche Aufgaben werden wie von wem erledigt?
• Ergebnis der Aufbauorganisation ist eine Struktur die sich als Organigramm darstellen lässt

 Ablauforganisation

• baut auf den Ergebnissen der Aufbauorganisation auf
• Ermittlung und Definition von Arbeitsprozessen unter Berücksichtigung von Raum, Zeit, Sachmitteln und Personen
  • Raum: kurze Transportwege, schneller Durchlauf
  • Zeit: Arbeits-/Zeitfolge der Teilaufgaben, Zeitdauer der einzelnen Aufgabe, Festlegen von Anfangs- und Endzeitpunkt …
  • Sachmittel: Arbeitsobjekte, Verrichtungen
  • Personen: Einzelzuordnung, Gruppenzuordnung = Übertragung einer Einzelaufgabe an eine Stelle/Person bzw. an eine Gruppe
• Ziele:
  • vorhandene Kapazitäten optimal nutzen
  • Bearbeitungszeiten minimieren
  • Bearbeitungs- und Durchlaufkosten minimieren
  • Arbeitsplätze human gestalten

Aufgabe 2 Poststelle, Posteingang, Postausgang

Die neue Abteilung „Allgemeine Verwaltung“ soll ab sofort auch die Aufgaben der  Poststelle übernehmen. Welche Aufgaben hat die Poststelle? Welche Arbeitsschritte beim Posteingang und beim Postausgang kennen Sie.

 Poststelle

•  Einrichtung im Unternehmen
• Aufgabe: Erledigung der Post
  • Posteingang
  • Postverteilung
  • Postausgang

Arbeitsschritte Posteingang

1. Postempfang (Postfach, Zusteller)
2. (Aus-) Sortieren, abhängig von Unternehmensvorgaben: Irrläufer, Privatbrief, Direktionspost, Personalabteilung, Betriebsrat
3. Öffnen
4. Entnahme, Leer- und Anlagenkontrolle
   1. Zusammenheften der Schriftstücke
   2. Kontrolle, ob Kuvert vollständig geleert ist
   3. Kontrolle, ob aufgeführte Anlagen vorhanden sind
5. Posteingangsstempel
6. Sortieren nach Abteilung/Personen
7. Verteilen an die Abteilungen, Personen

Unter Umständen werden in der Poststelle die Schriftstücke zur Überführung in das Elektronische Dokumentenmanagement eingescannt.

Arbeitsschritte Postausgang

1. Zusammentragen
2. Falzen: Einfachfalz, Kreuzfalz, Zickzackfalz (Leporellofalz), Wickelfalz
3. Kuvertieren und verschließen, mögliche Kuverts: DIN Lang, C6, C5, C4, B6,  B5, B4
4. Wiegen um Höhe der Postgebühr zu bestimmen
5. Frankieren per
   1. Briefmarke/Plusbrief
   2. Frankiermaschine
   3. Internetmarke
   4. E-Porto
   5. DV-Freimachung
6. Übergabe an Postdienstleister

Aufgabe 3 Hilfsmittel in der Postabteilung

Welche Maschinen werden in der Postabteilung eingesetzt?

Posteingang:

• Elektronische Brieföffner*
• Elektronische Leerkontrolle
• Stempelmaschinen
• Verteilsysteme in großen Unternehmen: Rohrpost, Schienensysteme, Umlaufwagen, Elektronisches Dokumenten Management

Postausgang:

• Falzmaschine*
• Kuvertiermaschine
• Elektronische Briefwaage*
• Frankiermaschine

Aufgabe 4 Poststraße

Was ist eine Poststraße?

Wenn mehrere der in Aufgabe 3 genannten Maschinen zur Postausgangsbearbeitung ablaufgerecht zusammengefasst werden, spricht man von einer Poststraße. Die Briefe werden also automatisch gefalzt, weitergeleitet zum kuvertieren, dann automatisch gewogen und schließlich frankiert.

Aufgabe 5 Papierformat DIN A4

Für Ihren Laserdrucker benötigen Sie DIN A4 Papier mit 80 g/m². Beschreiben Sie das Papierformat DIN A4 hinsichtlich Größe und Gewicht?

• Ausgangsformat der DIN A-Reihe ist A0
• Ein Bogen A0 hat eine Größe von 1 m²
• Standardpapier hat ein Gewicht von 80g/m², ein Bogen A0 wiegt also 80 g
• das nächstkleinere DIN A-Format erhält man durch Halbierung des Bogens an der längeren Kannte
• aus DIN A0 werden also zwei Bögen DIN A1, aus zwei Bögen DIN A1 werden 4 Bögen DIN A2 usw.
• aus einem Bogen DIN A0 lassen sich also 16 Bögen mit dem Format DIN A4 erhalten
• Ein Bogen A4 wiegt also 1/16 von 80g = 5 g

Aufgabe 6 Registratur

Für die neue Abteilung „Allgemeine Verwaltung“ wird eine Registratur eingerichtet. Welche Aufgaben hat eine Registratur?

Die Registratur beschäftigt sich mit der Schriftgutverwaltung. Außer der Aufbewahrung von Schriftgut übernimmt die Registratur z. B. folgende Aufgaben:

• Aktenbildung
• Ablage der Schriftstücke
• Erstellen eines Aktenplans

Aufgabe 7 Aufbewahrungsfristen

HGB und Abgabenordnung legen verschieden Aufbewahrungsfristen fest. Welche?

Zwei Fristen

1. Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB)
2. Abgabenordnung (§ 147 AO)

1. Frist: 6 Jahre

• empfangene Handelsbriefe
• Kopien abgesandter Handelsbriefe

2. Frist: 10 Jahre

• Handelsbücher
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Eingangs- Ausgangsrechnungen

Aufgabe 8 Ordnungssysteme

Nach welchem System ordnen Sie Informationen, wie organisieren Sie die Sammlung und Verwaltung dieser Informationen?

Geordnet werden kann z.B. nach

• Artikeln
• Kunden
• Lieferanten

Ordnungssysteme

Alphabetische Ordnung

• Alphabetisch nach Namen
• Alphabetisch nach geographischen Gesichtspunkten (Orten)
• alphabetisch nach Sachkriterien

Numerische Ordnung

• rein numerisch
• dekadisch
• halbdekadisch

alphanumerische Ordnung

• Kombination aus Buchstaben und Zahlen (z.B. KFZ-Kennzeichen)

chronologisch

• zeitliche Ordnung (z. B. nach Buchungsdatum)

mnemotechnische Ordnung

• Kennbuchstaben weisen auf Art der Information hin (z. B. AZ = Auszubildende, AN = Angestellte usw.)

farbliche Ordnung

• Ordnen in farbliche Schriftgutbehälter (z. B. roter Ordner = Kreditoren grüner Ordner = Debitoren, blauer Ordner = Personal usw.)

symbolische Ordnung

• statt Farben werden Piktogramme verwendet

Aufgabe 9 Hard-/Softwareausstattung für Arbeitsplätze

Die Arbeitsplätze in der neuen Abteilung „Allgemeine Verwaltung“ sollen mit Computern ausgestattet werden. Welche Hard- und Softwareausstattung sollten die einzelnen Plätze mindestens erhalten?

Hardware für alle Arbeitsplätze

• PC
• Farbmonitor (Flachbildschirm)
• Tastatur & Maus
• Drucker (evtl. auch ein Drucker für mehrere zusammenstehende Rechner über Netzwerk)
• Netzwerk-/Internetanschluss
• Scanner (separat, als Kombigerät oder zentral)
• USB-Anschlüsse
• CD-ROM-/DVD-Laufwerk, ggf. mit Brenner

Software allgemein:

• Betriebssystem (Microsoft Windows, Linux, Unix …)
• Standard-Programme (Microsoft Office, OpenOffice, Libre Office) mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsprogramm, Datenbankanwendung
• Mailprogramme wie Microsoft Outlook
• Browser für die Internetnutzung (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome …)

Software je nach Aufgabengebiet:

• KHK
• Lexware buchhaltung Standard*
• SAP
• DATEV

Zum Schluss

Ich finde, das Thema Betriebsorganisation ist nicht ohne. Trotzdem habe ich festgestellt, dass doch recht viele Prüflinge das Thema sehr gut beherrschen. Auch im Unterricht ist das Interesse größer als bei anderen Themen.

Weiter Bücher mit Aufgabenstellungen für die Vorbereitung auf Deine mündliche IHK-Prüfung findest Du hier*.

Wie sieht es denn mit Dir aus? Hast Du alles gewusst?

Wenn Du die Aufgaben anders gelöst hast, oder Vorschläge zur Änderung oder Ergänzung hast, dann schreibe mir jetzt einen Kommentar.