Die gestreckte Abschlussprüfung Teil 1 der Kaufleute für Büromanagement

Die gestreckte Abschlussprüfung Teil 1 der Kaufleute für Büromanagement

Hey und willkommen zum zweiten Teil der Artikelserie über Teil 1 der Abschlussprüfung für Kaufleute für Büromanagement. Wichtige Informationen zur Prüfungsanmeldung hast du im ersten Artikel dieser Serie erfahren. Damit du endlich mit dem Lernen loslegen kannst, beschreibe ich dir heute, was du in der Textverarbeitung Microsoft Word® alles können musst um die IHK-Prüfung entspannt und erfolgreich zu meistern.

Du erfährst hier, welche Office-Version Dich in der Prüfung erwartet, welche Hilfsmittel Du mit in die Prüfung nehmen darfst und was es mit der Firma Nüra GmbH auf sich hat.

Willst du noch heute mit der Prüfungsvorbereitung anfangen? Dann lade dir doch einfach eine von meinen Musterprüfungen herunter. 

Oder soll es doch lieber ein richtiges Buch sein? Auch da kann ich weiterhelfen und dir Bücher empfehlen, mit denen ich gute Erfahrungen gemacht habe.

Das erwartet dich in diesem Artikel

Was Du vor der Prüfung Informationstechnisches Büromanagement noch wissen solltest

Jetzt ist es also so weit. Die IHK-Prüfung rückt näher und du bereitest dich auf die gestreckte Abschlussprüfung Teil 1 vor. In dieser Prüfung erhältst du einen ganzheitlichen Arbeitsauftrag mit berufstypischen Aufgaben, die du computergestützt bearbeiten sollst. Das hört sich jetzt echt abgefahren an. Ist aber alles halb so wild. In der Prüfung bekommst du ca. 3-4 Aufgaben, die dir so auch an Deinem täglichen Arbeitsplatz begegnen könnten.

Du sollst bei der Bearbeitung des Arbeitsauftrages zeigen, dass du in der Lage bist, Büro- und Beschaffungsprozesse zu organisieren und kundenorientiert zu bearbeiten. Dabei sollst du nachweisen, dass du unter Anwendung einer Textverarbeitung (in der Regel Microsoft Word®) und einer Tabellenkalkulation (Microsoft Excel®) recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kannst.

Für den „ganzen Spaß“ hast du 120 Minuten Zeit. Ungefähr die Hälfte der Zeit wirst du für die Arbeit mit Microsoft Word® benötigen.

Damit „dein“ Word® bzw. Excel® in der Prüfung nicht ganz anders aussieht, als bei dir zu Hause (oder am Arbeitsplatz) müssen wir sicherstellen, dass du die gleiche Office-Version wie die IHK verwendest.

Microsoft Office®-Version in der Prüfung

Auf welcher Office-Version du deine IHK-Prüfung schreibst ist der IHK letztendlich egal. Theoretisch ist es sogar möglich, die Prüfung in einer beliebigen anderen Textverarbeitung/Tabellenkalkulation (z. B. LibreOffice) abzulegen.

In der Praxis ist es aber so, dass die örtlichen Kammern in der Regel Räumlichkeiten für die Durchführung der Prüfung anmieten, z. B. in deiner Berufsschule. Dann werden natürlich die dort vorhandenen Office-Versionen genutzt.

Es ist also in Deutschland nicht einheitlich, welche Office-Version in der Prüfung zur Verfügung gestellt wird. Während z. B. irgendwo in Hannover auf Office 2019 geprüft wird, ist es irgendwo in Frankfurt vielleicht Office365.

Natürlich gibt es hier Mindeststandards. Dir wird also nirgendwo mehr Office 2010 begegne 😉. Die Vorlagedateien, also die Dateien, die Dir die IHK für die Prüfung zur Verfügung stellt, werden derzeit in der Version Office 2016 angeboten.

Grundsätzlich sind die Unterschiede in den Office-Versionen m. E. nicht so groß, dass du damit nicht zurechtkommen würdest. Aber ich verstehe natürlich, dass du in deiner ersten großen Prüfung besonders aufgeregt bist und keine unliebsamen Überraschungen erleben möchtest. Deshalb schau zunächst einmal nach, welche Office Version du verwendest.

Deine Office Version

So findest du heraus, welche Office-Version du am Arbeitsplatz, zu Hause oder in der Berufsschule benutzt.

Klicke in Word auf „Datei“ ① und anschließend auf Konto ②. Hier findest Du bei ③ die Office-Version.

Jetzt solltest du noch deine Berufsschullehrer oder die IHK fragen, welche Version bei der Prüfung verwendet wird und schon kann (fast) gar nichts mehr schief gehen. 😉

Zugelassene Hilfsmittel

Sicher hast du schon einmal den Satz „Das Auge isst mit!“ gehört, oder? Damit ist gemeint, dass nicht nur die Zutaten und das Rezept beim Kochen einer Mahlzeit wichtig sind, sondern auch das ansprechende Anrichten auf dem Teller.

Die Zutaten für Deine Briefe und Tabellen, also das „Handwerkszeug“ der Kaufleute sind Sprache, Schrift und Zahlen. Aber auch diese müssen ansprechend dargestellt werden. Zusätzlich soll sichergestellt werden, dass eventuelle Missverständnisse vermieden werden. Und dafür braucht es Regeln. Die wichtigsten Regeln für deine Prüfung findest du in der DIN 5008 und in einem Rechtschreibwörterbuch.

Zugelassenes Hilfsmittel DIN 5008:2020

Die DIN 5008:2020 (2020 ist das Jahr der letzten Änderung) ist quasi der Standard für die Gestaltung von Dokumenten und für die geschäftliche Korrespondenz. Hier findest du Vorgaben für die Schreibweise von Zahlen und für Geschäftsbriefe, Anschreiben sowie E-Mails. In der Prüfung darfst du eine unkommentierte Ausgabe der Keine Produkte gefunden.* in gedruckter Form benutzen.

Weil Du aber nicht nur für die Prüfung lernst, sondern auch später tolle Briefe und E-Mails schreiben möchtest, empfehle ich Dir, direkt das Keine Produkte gefunden.* zu bestellen.

Zugelassenes Hilfsmittel Rechtschreibwörterbuch

Auch wenn in Word® und in Excel® bereits recht gute Rechtschreibprüfungen integriert sind, gibt es doch immer wieder Wörter, bei deren Schreibweise du vielleicht unsicher bist. Und weil niemand (zumindest niemand, den ich kenne) die Schreibweise von 300 000 Wörtern und mehr kennt, ist für die IHK-Prüfung ein unkommentiertes Rechtschreibwörterbuch zugelassen.

Ich persönlich bin ein Freund des Keine Produkte gefunden.* und benutze ihn tatsächlich in gedruckter Form mindestens einmal pro Woche.

Bitte denke aber daran, die Bücher für die Prüfung dürfen keine Notizen enthalten!

NICHT zugelassenes Hilfsmittel Taschenrechner

In der gestreckten Abschlussprüfung Teil 1 darfst du keinen Taschenrechner benutzen. Das ist aber kein Problem, denn erstens kannst Du ja in Excel® mit Formeln rechnen und zweitens sitzt Du ja an einem Windows®-PC und kannst dort in der Regel einen Taschenrechner aufrufen. Am einfachsten machst du das mit der <Windows-Taste> und anschließend gibst Du „calc“ oder „rechner“ ein.

Wenn Du aber noch auf der Suche nach einem praktischen Taschenrechner für den zweiten Teil Deiner gestreckten Abschlussprüfung bist, dann habe ich mit dem Keine Produkte gefunden.* sehr gute Erfahrungen gemacht.

Insbesondere gefällt mir bei diesem Taschenrechner, dass es dafür das Keine Produkte gefunden.* gibt. Gerade mit der sicheren Bedienung des Taschenrechners lassen sich in der IHK-Prüfung Fehler leicht vermeiden und viel Zeit gewinnen. Aber ich schweife ab. Hier solle es ja um die Vorbereitung auf Teil 1 der Prüfung gehen.

Bücher zur Prüfungsvorbereitung

Wenn du dich in einem gut sortierten Buchhandel umschaust, stellst du schnell fest, dass es unfassbar viele Bücher zu dem Thema Prüfungsvorbereitung gibt. Viele davon habe ich mir selbst angeschaut aber nur wenige fand ich so gut, dass ich sie mir gekauft habe und dir hier empfehlen möchte.

Keine Produkte gefunden.*
200 Seiten geballtes Wissen für die Prüfung Informationstechnisches Büromanagement. Enthält einen Theorieteil und Beispielprüfungen inklusive Lösungen.

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Nutze die Zeit im Bus/Zug oder wenn Du mal wieder mit dem Auto im Stau stehst und lerne alles wichtige für die gestreckte Abschlussprüfung Teil 1.

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Prüfungstrainer zur gezielten Vorbereitung auf die IHK-Prüfung mit vielen praxisnahen Aufgaben in Word und Excel.

Keine Produkte gefunden.*
Sehr viele Aufgaben zu Word und Excel mit separatem Erklärungsteil der DIN 5008. Besonders gefällt mir, dass es zu Beginn eine Übersicht der Aufgabenstellungen gibt. Wenn Du z.B. den Serienbrief üben möchtest, nimm Aufgabe 7, 12 und 14. Wenn Du noch Schwierigkeiten mit dem SVERWEIS hast, ist für Dich Aufgabe 5, 9 und 11 richtig.

Keine Produkte gefunden.*
Sehr ausführlich und gut erklärte Aufgabenstellungen in Word und Excel. Vorab erfährst Du das Wichtigste in einem kleinen Theorieteil. Besonders gut gefallen haben mir die 4 Musterprüfungen inkl. Lösungen am Ende des Buches.

Prüfungszeit meistern, lerne 10 Finger Schreiben

Um relativ entspannt alle Aufgaben in den 120 Minuten Prüfungszeit bearbeiten zu können musst Du

  1. Word und Excel sicher bedienen können und
  2. schnell schreiben können

Ich habe zwar schon Teilnehmer mit 2 Fingern schnell schreiben sehen aber 10 Finger Schreiben bietet doch einige Vorteile:

  1. du sparst sehr viel Zeit
  2. du musst keine Buchstaben suchen, sondern kannst dich auf das Lösen der Aufgaben konzentrieren
  3. du machst weniger Tippfehler
  4. du kannst Tippfehler schneller korrigieren
  5. du kannst dich auf die Problemlösung konzentrieren, weil Du intuitiv schreiben kannst
  6. du wirst produktiver
  7. du hast eine bessere Körperhaltung
  8. du arbeitest entspannter

Das Thema 10 Finger Schreiben ist nicht prüfungsrelevant, es wird also nicht geschaut, wie Du schreibst. Aus Erfahrung weiß ich aber, dass Prüflinge, die ihre Tastatur blind bedienen können tendenziell bessere Prüfungsergebnisse erzielen.

Wenn du also im 10 Finger Schreiben noch nicht sicher bist, solltest du heute damit anfangen. Ich kann dir dazu den Keine Produkte gefunden.* empfehlen. Über die Bilder, die Eselsbrücken und die Arbeit mit Farben sprichst Du mehrere Lernkanäle an und lernst so deutlich schneller.

Die Firma Nüra und ihre Daten

In der IHK-Prüfung bist du Mitarbeiter*in einer fiktiven Firma, der Nüra GmbH. In deiner Prüfung findest du auf dem Rechner verschiedene einen Ordner mit Vorlagedateien. Ich habe hier einmal die Vorlagedateien aus der Prüfung Herbst 2023 verwendet.

Nüra-Vorlagedateien Herbst 2023

Du siehst, dass der Vorlagenordner mehrere Unterverzeichnisse enthält, und zwar die Verzeichnisse Grafiken, Muster, Tabellen, Texte und Vorlagendateien. In den Aufgabenstellungen deiner Prüfung wirst du ggf. aufgefordert, eine Vorlagedatei zu öffnen und irgendetwas mit ihr anzustellen.

Verzeichnis Grafiken

Der Ordner Grafiken enthält Fotos, das Nüra-Logo, Cliparts usw. Mögliche Aufgabenstellung könnte sein, in einem Text über Ergonomie den Bürostuhl einzufügen oder ein einem Brief das Nüro-Logo in der Kopfzeile zu platzieren.

Verzeichnis Muster

Wie du siehst, handelt es sich bei den Dateien im Ordner Muster ausschließlich um Excel-Dokumente. Die Namen der Dokumente verraten auch schon, woraus der Inhalt besteht. Es handelt sich hier um die verschiedensten Diagramme, die, je nach Aufgabenstellung, eine Vorlage für ein von Dir zu erstellendes Diagramm sein kann.

Verzeichnis Tabellen

In den Nüra-Tabellen findest du ganz viele Vorlagen für deine Excel-Aufgaben. Hier ist besonders schön zu sehen, welche Themengebieten dich in der Prüfung erwarten können. Schau dir also ruhig alle Tabellen vor Deiner Prüfung in Ruhe an.

Verzeichnis Texte

Hier gibt es noch zwei Unterverzeichnisse, „Andere Texte“ und „Gesetzesauszüge“ (siehe unten).

Die Dokumente im Verzeichnis Andere Texte sind sehr unterschiedlich. Auch hier empfehle ich dir, schau sie dir in Ruhe vor deiner Prüfung einmal an.

Die Gesetzesauszüge können dir in der Prüfung weiterhelfen wenn du etwas unsicher bist. Hast du fragen zu den Pflichten die sich für den Käufer und den Verkäufer aus dem Kaufvertrag ergeben, kannst Du einfach in der Datei BGB_433_Kaufvertrag.pdf den Gesetzestext nachschlagen.

Unterverzeichnis Andere Texte und Gesetzesauszüge

Verzeichnis Vorlagendateien

Mit einigen dieser Vorlagedateien musst du in deiner Prüfung arbeiten. Manchmal sollst du einen Brief nach DIN 5008 schreiben, manchmal aber auch „nur“ einen Aktenvermerk oder eine E-Mail.

Download bei der IHK

Die IHK stellt die Vorlagedateien für jeden Prüfungsdurchgang im Frühjahr und im Herbst neu zusammen bzw. ändert einzelne Dateien um. Damit du erstens alte Prüfungen bearbeiten kannst und zweitens dir vor deiner Prüfung ein Bild von den Vorlagedateien machen kannst, werden alle Dateien auf der Seite der zentralen Aufgabenstelle für kaufmännische Abschluss- und Zwischenprüfungen veröffentlicht.

Ein bis zwei Monate vor deiner Prüfung kannst du auch die Vorlagedateien für deine anstehende Prüfung als „ZIP-Datei“ herunterladen. Du kannst dich dann schon einmal mit den Dateien vertraut machen.

Bitte achte darauf, dass du die Dateien nach dem Download entpackst. Sonst kann es unter Umständen Problem bei der Bearbeitung geben.

Zum Schluss

Du hast jetzt alle grundlegenden Informationen zur gestreckten Abschlussprüfung Teil 1 erhalten. Im nächsten Artikel dieser Artikelserie geht es dann um die speziellen Anforderungen an den Microsoft Word-Teil.

Hast du schon mit der Prüfungsvorbereitung begonnen? Wovor hast Du den größten „Bammel“? Wie wirst Du dich auf die Prüfung vorbereiten? Schreib es gerne in die Kommentare.

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