Im ersten Artikel über die Prüfungsrelevanten Befehle im Fach Informationsverarbeitung habe ich die Befehle für die Textverarbeitung vorgestellt. Heute folgt eine Aufstellung für die Tabellenkalkulation, in der Regel wird dies Excel 2010 sein. Auch dieses Mal habe ich die Aufstellung der IHK erweitert um die Informationen, die in den letzten Prüfungen wichtig gewesen sind.

Prüfungsrelevante Befehle für Microsoft Excel

Obligatorische Befehle

• Datei Speicher, Datei speichern unter
• Datei öffnen
• Datei schließen
• Datei drucken (mit und ohne Formeln)

Gestaltung

• Ausrichtung der Seite im Hoch- oder Querformat
• Zentrieren auf Seite
• Seitenränder
• Kopf- und Fußzeile (einfügen von Dokumentinformationen)
• Wiederholungszeile, –spalte, Drucktitel
• Anpassen an eine Seite
• Spaltenbreite
• Zeilenhöhe
• Gitternetz ein- oder ausblenden (Druck und Ansicht)
• Zellen/Zeilen/Spalten einfügen und löschen
• Tabellenblatt einfügen, löschen und umbenennen
• Übersichtliche Gestaltung auf einer Seite (Tabelle, Diagramm Textfeld)

Zellen formatieren

• Schriftart und Schriftgröße
• Rahmen, Muster
• Zahlenformate, benutzerdefinierte Formate
• Zeilenumbruch in einer Zelle (manuell/automatisch)
• Zellen verbinden/trennen
• benutzerdefinierte Formatierung
• vertikale/horizontale Ausrichtung ändern

Zellen bearbeiten

• Zellen kopieren, ausschneiden, einfügen
• kopieren mit absoluter Adressierung
• Löschen von Zellen
• Eingabe vorgegebener Werte
• Benennen von Zeilen und Spalten
• Zellen ersetzen
• Sortieren
• Tabellenüberschrift
• Tabellenübergreifende Verknüpfung

Berechnungen und Funktionen

• Grundrechenarten
• Dreisatz
• Prozentrechnung (Prozentwert, Prozentsatz, Grundwert)
• Produkt
• Ausfüllfunktion
• Reihe berechnen (z.B. Kalenderdaten)
• ANZAHL/ANZAHL 2
• MIN/MAX
• MITTELWERT
• gewogener Durchschnitt
• SUMME
• WENN
• FALSCH, NICHT, ODER, UND, WAHR
• RUNDEN
• ZÄHLENWENN
• SUMMEWENN
• JAHR, MONAT, TAG, WOCHENTAG, TAGE360
• STUNDE, MINUTE
• HEUTE
• SVERWEIS
• GANZZAHL

Darstellung

• richtige Diagrammart
• richtiger Diagramminhalt
• Achsenbenennung
• Legende, formatieren, platzieren, Reihenname ändern,
• Diagrammüberschrift
• Datenbeschriftung
• Achse formatieren
• Übersichtliche Darstellung, Schriftart, Schriftgröße
• Datentabelle anzeigen
• Trendlinie hinzufügen
• Zeichnungsfläche formatieren
• Zusätze, z.B. Textfelder, Autoformen
• Gitternetz formatieren

Stellungnahme

Die Excel-Aufgabe enthält eine Behauptung. Zu dieser Behauptung muss der Püfling Stellung nehmen. Diese Stellungnahme erfolgt in einem Textfeld.

• Textfeld einfügen und ansprechend positionieren

Die Stellungnahme solltest Du nicht unterschätzen. Sie macht ca. 1/3 der Excel-Aufgae aus. Schreibe angemessen unter Beachtung der DIN 5008 und nutze das Dir zur Verfügung stehende Fachvokabular.

Vorbereiten für den Ausdruck

Die Excel-Aufgaben werden nach Anweisungen der Prüfungsaufsicht ausgedruckt. Der Prüfling bereitet die Aufgaben für den Ausdruck vor.

• Anpassen an eine Seite
• Ausdruck mit und ohne Formeln
• Gitternetzlinien ein-/ausblenden
• Spalten- Zeilenüberschriften drucken

Prüfungsvorbereitung

Für beide Excel-Teile solltest Du in der Prüfung ca. 60 Minuten einplanen. Wenn Dir Excel etwas leichter fällt, hast Du mehr Zeit für den Word Teil. Hast Du Schwierigkeiten in Excel und brauchst länger, musst Du in Word Gas geben.

Auch in Excel werden nicht immer alle o.g. Befehle abgefragt. Dennoch solltest Du sie im Schlaf beherrschen, weil auch hier wieder kaufmännische Fragestellungen im Fordergrund stehen, die es mit Hilfe von Excel zu lösen gilt. Es kann z.B. sein, dass Du in einem BAB Berechnungen anstellen musst, dann hast Du genug damit zu tun, Dich an die Berechnung der Herstellkosten des Umsatzes zu erinnern. Oder bei der Personalabrechnung sollst Du Sozialversicherungsbeiträge berechnen und „kämpfst“ mit dem Beitragssatz in der Pflegeversicherung für Kinderlose Ehepaare. Da bleibt keine Zeit zum Nachdenken über WENN-Funktion oder SVERWEIS etc. Das muss einfach funktionieren.

 Hilfsmittel für die Prüfungsvorbereitung

In den von mir durchgeführten Prüfungsvorbereitungskursen setze ich sehr gerne folgendes Buch ein: Büro 2.1 – Informationsverarbeitung Excel 365*.

Auch in Excel solltest Du Dir rechtzeitig von Deinem Ausbildungsbetrieb oder Deiner Berufsschule alte IHK-Prüfungen geben lassen, um so die Prüfungssituation unter Zeitdruck simulieren zu können.

Lese in meinem Artikel zum Duden als zugelassenem Hilfsmittel für die IHK-Prüfung Informationsverarbeitung, wie Du die maximale Punktzahl für Rechtschreibung, Zeichensetzung und Ausdruck erreichst.

Was fällt Dir schwer in Excel

Du fühlst Dich in kaufmännischen Fragen sicher, hast aber das Gefühl, dass Du und Excel keine Freunde werdet? Dann freue ich mich über einen Kommentar von Dir. Ich hoffe, ich kann Dir zeigen, dass Excel doch ganz nett ist.